Profaktura ili faktura — kada se šta šalje

Ako radiš sa poslovnim dokumentima, sigurno si primetio da postoje i profakture i fakture. Na prvi pogled deluju kao ista stvar, ali razlika je ključna — i koriste se u potpuno različitim situacijama.

Šta je profaktura

Profaktura je ponuda sa izračunatom cenom. To je dokument koji šalješ pre nego što je posao obavljen ili roba isporučena. Zapravo kažeš kupcu: "Evo šta ćeš dobiti i koliko će to koštati".

Profaktura nema računovodstvenu vrednost — ne evidentira se kao prihod i ne može služiti kao dokaz o kupoprodaji. To je samo najava onoga što sledi.

Šta je faktura

Faktura je zvanični dokument o izvršenoj kupoprodaji. Šalješ je kada je posao završen ili roba predata. Ona ima punu pravnu i računovodstvenu težinu — upisuje se u knjige, služi za obračun PDV-a, i predstavlja osnov za plaćanje.

Kada šalješ profakturu

Profakturu koristiš kada:

• Kupac traži preciznu cenu pre nego što se opredeli
• Radiš sa novim klijentom koji želi sve "na papir" pre dogovora
• Potrebna je avansna uplata pre nego što počneš sa radom
• Planiraš uvoz robe i trebaju ti dokumenti za carinu

Kada šalješ fakturu

Faktura se šalje kada:

• Usluga je izvršena ili proizvod isporučen
• Želiš da evidentiraš prihod u poslovnim knjigama
• Kupcu treba dokument za knjiženje troška
• Rok plaćanja počinje da teče

Primer iz prakse

Marko vodi agenciju za dizajn. Dobije upit od kompanije "Tehno Plus" za redizajn sajta. Pre nego što počne posao, šalje profakturu na iznos od 180.000 dinara. Klijent se upoznaje sa detaljima, odobrava projekat i uplaćuje avans.

Marko realizuje sajt tokom mesec dana. Kada je sve gotovo i klijent preuzme finalni materijal, Marko šalje fakturu sa istim iznosom. E sad tek evidentira prihod i klijent može da proknjiži trošak.

Kada bi odmah poslao fakturu pre realizacije, klijent bi bio dužan da je knjiži kao trošak i plati PDV — a posao možda ni ne bi realizovao.

Zašto je razlika važna

Mešanje ova dva dokumenta može napraviti probleme:

• Ako šalješ fakturu umesto profakture, knjigovodstvo obe strane će imati pogrešne podatke
• Ako šalješ samo profakturu a nikad fakturu, neće postojati dokaz o obavljenoj kupoprodaji
• Poreski obveznici moraju da vode računa o tome šta je stvarno izvršeno, a šta samo planirano

Kako kreirati ispravan dokument

Bilo da ti treba profaktura ili faktura, važno je da dokument sadrži sve potrebne elemente: naziv i PIB, opis stavki, iznose, datum. Razlika je uglavnom u tome što profaktura često ima napomenu "Ovo nije fiskalni dokument" ili "Profaktura — zaePlata uplate".

Ako želiš da brzo napraviš ispravnu fakturu sa svim potrebnim podacima, pogledaj kreator faktura na AIsistent.rs — popuniš polja i dokument je spreman za slanje.

---

Ovaj tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet.